信息中心会议室使用管理办法
作者:行管处   发布时间:2012-06-27   浏览次数:1406

信息中心会议厅使用管理办法

信息中心会议厅是学院重要会议、学术等活动场所,为加强会议厅的使用管理,保证设施、设备正常使用,更好地服务于学院的各项工作,根据学院实际,特制定本办法。

一、管理权限

1.行政管理处具体负责会议厅音响、灯光设备的使用管理、技术维护及其财产安全,负责对会议厅的日常保洁工作。

2.各部门使用会议厅需经院办公室审核并报分管院领导审批。

3. 凡使用会议厅的部门负责人即为使用期间消防安全责任人。

二、使用范围

信息中心会议厅主要用于各类会议、学术交流、文艺演出或经院领导批准的全院性活动等。学院各部门使用会议厅需履行报批手续。

三、使用程序

1.学院各部门使用会议厅,应提前5个工作日按要求填写《信息中心会议厅使用申请表》,并报请院办公室审核及分管领导审批。

2.行政管理处根据审批意见,结合会议厅使用情况进行合理安排,并对使用情况登记备案。

3.活动结束后,会议厅管理员应及时会同使用部门清点设备和设施的完好情况以及卫生状况,填写使用记录,发现问题及时报告。

5. 已经审批的各类活动如与学院临时安排的重要活动冲突,则服从学院统筹安排。

四、使用要求

1.按照“谁使用,谁负责”的原则,使用会议厅的单位自行安排会务及相关工作。除活动正常需要的会标或横幅外,未经批准,不得在会议厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。

2.使用部门对活动安全和活动内容负责。要认真落实各项安全措施,对参与人员进行使用须知和安全教育,切实维护好正常的活动秩序,并配合管理人员做好相关检查工作。

3.使用部门要对参与活动的人员进行教育或提示,要求护会议厅内公共设施,注意厅内外环境卫生。

4.各类会议报告原则上不得挪动主席台桌椅,确需移动的,需经管理人员的指导,使用完毕后,要负责归位。

5.各部门需提前布置会场的需在办理手续时说明,但不得占用其他正常使用时间;活动开始前30分钟会议厅开门,同时开放音响及其他设备。

6需要使用投影仪的活动,由使用部门自带笔记本电脑,配合会议厅管理人员接入设备。

7.会议厅主席台上的麦克风灵敏度较高,发言人与麦克风之间要保持合适的距离;对于事先已调好的麦克风音量、投影效果等,请不要任意改动,以免使用中发生故障。

8.活动结束后,使用部门负责人应协助会议厅管理人员将设备设施归位,与会议厅管理员进行交接。会议厅管理员要认真检查,切断电源,关窗锁门,确保安全。

9.对不遵守会议厅使用管理办法的部门及个人,会议厅管理人员要如实填写使用记录,并及时向有关领导报告。造成设施设备损坏的,对相关责任人追究相应责任。

10.行政管理处要做好对会议厅使用情况的登记工作,并负责定期维护检修设备,检查电源、电灯、门、窗、桌椅等,消除安全隐患,发现问题及时整改。

本办法自公布之日起实施。

 

二〇一二年六月七日